PENGORGANISASIAN - MANAJEMEN

(PENGORGANISASIAN)

Oleh : Inggit, Andre, Andino

1.      Pengertian Pengorganisasian

Organisasi berasal dari bahasa latin Organum yang berarti: alat, bagian dan anggota badan.Organisasi selalu diartikan sebagai berbagai komponen yang disatukan dalam suatu struktur dan sistem kerja yang terus bergerak seirama dengan sasaran tujuan yang ingin dicapai. Organisasi tidak dipahami hanya sebatas wadah (tempat) dimana terjadi interaksi dan aktivitas antar person (individu), karena organisasi adalah perpaduan sumber daya manusia yang dikelompokkan berdasarkan struktur, fungsi, kewenangan dan tanggungjawab. Setiap orang memiliki hak dan kewajiban dan berkepentingan untuk memajukan organisasi. Untuk menjamin berlangsungnya suatu organisasi, maka fungsi pengorganisasian mutlak diperhatikan. Untuk menggerakkan sumber daya yang dimiliki organisasi diperlukan pengorganisasian sehingga menjamin sinergisitas dan keberlanjutan organisasi.Beberapa pendapat para ahli mengenai pengorganisasian adalah sebagai berikut:

1.      (Stoner, 1996, dalam Husien;34) mengemukakan, mengorganisasikan adalah: proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk bekerja sama dalam cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau beberapa sasaran dalam kata lain, mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai tujuan.

2.      Hiriyappa, (2009) menegaskan, pengorganisasian adalah menetapkan struktur internal organisasi. Fokusnya adalah pada divisi, koordinasi, pengendalian tugas dan arus informasi dalam organisasi.

3.      Handoko (Usman, 2008:141) membagi pengertian pengorganisasian atas empat hal yaitu; (1) pengorganisasian ialah penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi; (2) proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan; (3) penugasan tanggung jawab tertentu; (4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu –individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Di tambahkan Handoko, pengorganisasian adalah: pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, fisik, dan manusia dalam organisasi

4.      Hasibuan (1990), mengartikan pengorganisasian sebagai suatu proses untuk menentukan, mengelompokkan tugas, dan pengaturan secara bersama, aktivitas untuk mencapai tujuan, menentukan orang-orang yang akan melakukan aktifitas, menetapkan wewenang yang dapat didelegasikan kepada setiap individu yang akan melaksanakan aktivitas tersebut.

Jadi bisa disimpulkan, yang dimaksud dengan organisasi adalah suatu proses kerjasama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efesien.

2.      Tujuan dan Efektivitas Pengorganisasia

Manusia perlu berorganisasi dengan tujuan dan manfaat, antara lain untuk :

1.      Mengatasi terbatasnya kemampuan, kemauan, dan sumber daya yang dimilikinya dalam mencapai tujuannya

2.      Mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien karena dikerjakan bersama-sama (motif pencapaian tujuan)

3.      Wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama-sama

4.      Wadah mengembangkan potensi dan spesialisasi yang dimiliki seseorang (motif berprestasi)

5.      Wadah mendapatkan jabatan dan pembagian kerja

6.      Wadah mengelola lingkungan bersama-sama

7.       Wadah mencari keuntungan bersama-sama (motif uang)

8.      Wadah menggunakan kekuasaan dan pengawasan (motif kekuasaan)

9.       Wadah mendapatkan penghargaan (motif penghargaan)

10.  Wadah memenuhi kebutuhan manusia yang semakin banyak dan kompleks

11.  Wadah menambah pergaulan

12.  Wadah memanfaatkan waktu luan

Dalam hal ini yang terkait dengan pendidikan adalah ada beberapa manfaat organisasi pembelajaran, diantaranya adalah sebagai berikut:

1.      Menghasilkan anggota organisasi yang berkualitas dengan membudayakan proses pembelajaran di dalam organisasi dan menjadikan organisasi sebagai tempat pembelajaran

2.      Meningkatkan kreativitas, kemampuan entrepreneurship , dan otonomi organisasi

3.      Mengantisipasi dan mengadaptasi lingkungan yang cepat berubah dan sulit diramalkan

4.      Mempercepat pengembangan produk, proses, dan pelayanan baru

5.      Meningkatkan kecakapan dan memenangkan persaingan dengan organisasi lain

6.      Menyebarluaskan pengetahuan keseluruh anggota organisasi

7.      Belajar dari kesalahan secara lebih efektif

8.      Menjadikan organisasi lebih tangguh di setiap level organisasi

9.      Menghemat waktu dalam menerapkan perubahan strategi baru

10.  Merangsang peningkatan kinerja organisasi secara terus-menerus

Di samping tentang tujuan dan manafaat adanya pengorganisasian di lingkungan pendidikan, kita perlu memahami mengenai efektivitas organisasi. Organisasi dinyatakan efektif apabila tujuan anggota organisasi dan tujuan organisasi tercapai sesuai atau di atas target yang telah ditetapkan. Artinya, baik pihak pelanggan internal maupun pihak pelanggan eksternal organisasi merasa puas.

Bukti-bukti atau indikator-indikator organisasi bermutu dan efektif antara lain:

1.      Berfokus pada pelanggan

2.      Berfokus pada upaya pencegahan masalah

3.      Investasi pada manusia dan manusia menganggap manusia sebagai aset organisasi yang tidak ternilai

4.      Memiliki strategi untuk mencapai mutu

5.      Memperlakukan keluhan sebagai umpan balik untuk memperbaiki diri (responsif)

6.      Memiliki kebijakan dalam perencanaan mutu

7.      Mengupayakan proses perbaikan terus-menerus dengan melibatkan semua pihak terkait (partisipatif)

8.      Membentuk fasilitator yang bermutu (mau dan mampu memimpin proses perbaikan)

9.      Mendorong orang untuk berinovasi dan berkreasi

10.  Memperjelas peranan dan tanggung jawab setiap orang

11.  Memiliki strategi evaluasi yang objektif dan jelas

12.  Memiliki rencana jangka panjang

13.  Memiliki visi dan misi

14.  Memandang mutu sebagai bagian dari kebudayaan

15.  Meningkatkan mutu sebagai kewajiban          

16.  Terbuka dan bertanggung jawab.

3.      Pengorganisasian dalam Manajemen Pendidika

Mengenai definisi, tujuan, manfaat dan efektivitas pengorganisasian dalam manajemen pendidikan. Maka di dalam pengorganisasian program-program pendidikan terkandung dua hal pokok yang harus diperhatikan dan dilaksanakan yaitu penetapan struktur organisasi dan pembagian tugas serta penetapan wewenang dan tanggung jawab bagi pimpinan dan seluruh personil yang terlibat dalam organisasi.

a.      Struktur Organisas

Robbins dan Fattah (2006) menyatakan suatu struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasi secara formal. Pada struktur organisasi tergambar posisi kerja, pembagian kerja, jenis kerja yang harus dilakukan, hubungan atasan dan bawahan, kelompok, komponen atau bagian, tingkat manajemen dan saluran komunikasi. Dengan demikian, struktur organisasi pelatihan akan menggambarkan pengelompokkan satuan kerja pelatihan. Struktur organisasi pelatihan juga membagi kerja dalam kegiatan pelatihan termasuk pengaturan pelimpahan.

b.      Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang (otoritas) mengacu pada hak-hak yang inheren (tertanam) dalam posisi manajerial untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah itu dipatuhi. Lebih lanjut Robbins dan Fattah (2006) juga menyatakan bahwa tanggung jawab merupakan kewajiban seseorang dalam melakukan fungsinya. Dengan demikian, pengorganisasian dapat dimaknai sebagai suatu proses menentukan sistem dan prosedur kerja sesuai tugas masing-masing. Pembagian wewenang untuk melaksanakan suatu pekerjaan dapat dipahami sebagai bagian dari strategi menggerakkan sumber daya organisasi untuk dapat berperan meningkatkan kapasitas pelayanan pendidikan bagi masyarakat. Proses mengorganisir sumber daya pendidikan dimaksudkan untuk mendorong peningkatan kemampuan masing-masing individu dan penyelenggaraan pendidikan, agar dapat bekerja secara profesional dan bertanggung jawab untuk meningkatkan mutu pendidikan. Menurut Artikunto dan Yuliana (2008), pengorganisasian adalah penyatuan sumber manusia dan sumber lain dalam sebuah struktur organisai

Adapun langkah-langkah pengorganisasian:

1.      Memahami tujuan institusional

2.      Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam usaha mencapai tujuan institusional

3.      Kegiatan yang serumpun (sejenis) dikelompokkan dalam satu unit kerja

4.      Menetapkan fungsi, tugas, wewenang, tanggung jawab setiap unit kerja

5.      Menetapkan personel (jumlah dan kualifikasinya ) setiap unit kerja

6.      Menetapkan hubungan kerja antar unit kerja

Asas Pengorganisasian :

1.      Asas Pembagian Tugas

2.      Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

3.      Asas disiplin

4.      Asas kesatuan komando

5.      Asas mengutamakan kepentingan umum

6.      Asas keadilan

7.      Asas inisiatif

8.      Asas kesatuan dan kebersamaan

Prinsip-prinsip pengorganisasian:

1.      Tujuan organisasi sebagai acuan dalam proses menstrukturkan kerja sama

2.      Kesatuan tujuan, sasaran-sasaran unit kerja harus bermuara pada tujuan organisasi

3.      Kesatuan komando: struktur organisasi harus dapat menggambarkan sumber kewenangan yang berhak menentukan kebijakan

4.      Span of control : harus memperhatikan batas kemampuan manajer dalam mengkoordinasikan unit kerja yang ada

5.      Pelimpahan wewenang: keterbatasan kemampuan manajer dalam mengkoordinasikan unit kerja yang ada

6.      Keseimbangan wewenang dan tanggung jawab, makin berat tanggung jawab yang diberikan makin besar wewenang yang dilimpahkan

7.      Bertanggung jawab: meskipun sudah melimpahkan tanggung jawab kepada staf, manajer tetap bertanggung jawab kepada apa yang dilimpahkannya

8.      Pembagian kerja: manajer harus dapat membagi habis semua pekerjaan yang ad

9.      The right-man on the right place : menetapkan personalia yang sesuai dengan fungsi dan tugasnya

10.  Hubungan kerja: merupakan rangkaian hubungan fungsional (horizontal) dan hubungan tingkat kewenangan (vertikal)

11.  Efisiensi: struktur organisasi mengacu pada pencapaian hasil yang optimal

12.  Koordinasi: rangkaian kerja sama perlu dikoordinasikan, diintegrasikan, disederhanakan dan disinkrinisasikan.

Dengan demikian dapat ditegaskan disini, bahwa dalam proses pengorganisasian, semua sumber daya organisasi diorganisir dan digerakkan sesuai fungsi dan kewenangan masing-masing.

            Di samping hal itu berbicara tentang manajemen lembaga pendidikan tidak terlepas dari unsur-unsur yang membentuk budaya lembaga itu sendiri. Salah satunya adalah lingkungan sekolah yang terdiri atas lingkungan internal sekolah, misalnya tempat belajar mengajar, peran penting dari keberadaan para pendidik dan anak didik atau ada guru dan murid, para karyawan sekolah, alat-alat, dan fasilitas sekolah, perpustakaan sekolah, dan aktivitas pembelajaran. Semua itu secara keseluruhan terlibat langsung dalam suasana interaktif yang membentuk kultur lembaga pendidikan. Adapun lingkungan lembaga pendidikan yang bersifat eksternal adalah yang keberadaanya di luar lembaga, misalnya lingkungan masyarakat, hubungan struktural sekolah dengan pemerintah dan interaksi pihak lembaga dengan keluarga seluruh anak didik.

Pengembangan pendidikan, kaitanya dengan lingkungan sekolah, bukan hanya berhubungan dengan keberadaan pendidik yang memikul beban dan tanggung jawab yang berat dalam melaksanakan pembinaan terhadap anak didiknya, tetapi juga berhubungan secara langsung dengan sarana dan prasarana yang ada di lingkungan sekolah, yang ikut mendukung pengembangan pendidikan yang dimaksud.

Sarana yang dimaksudkan adalah semua alat pendidikan dan media pembelajaran yang secara langsung menciptakan lingkungan sekolah yang memadai bagi kesuksesan dan keberhasilan pengembangan pendidikan.

Lingkungan sekolah juga harus menjamin kelancaran komunikasi anak didik dengan semua pihak sekolah agar mempermudah hubungan interaksional anak didik dengan semua pihak sekolah yang berkaitan dengan kepentingan pembelajaran.

Setelah berada di lingkungan keluarga dan lingkungan sekolah, anak didik akan hidup dan bergaul di lingkungan yang lebih luas, yaitu lingkungan masyarakat. Di dalam lingkungan masyarakat, anak didik akan menemukan berbagai kejadian atau peristiwayang baru, asing, yang baik dan buruk, yang patut ditiru, atau tidak pantas ditiru, yang terpuji dan tercela.

Secara umum, penerapan konsep budaya organisasi di lembaga pendidikan sebenarnya tidak jauh berbeda dengan penerapan konsep budaya organisasi lainya. Kalaupun terdapat perbedaan, mungkin hanya terletak pada jenis nilai dominan yang dikembangkannya dan karakteristik dari para pendukungnya. Berkenaan dengan pendukung budaya organisasi di lembaga pendidikan itulah, pengembangan budaya lembaga pendidikan perlu mengedepankan nilai-nilai yang paling mendasar dalam mengatur tata kehidupan manusia.

Nilai-nilai yang dikembangkan di lembaga pendidikan, tentunya, tidak dapat dilepaskan dari keberadaan lembaga itu sendiri, yang memiliki peran dan fungsi untuk berusaha mengembangkan, melestarikan, dan mewariskan nilai-nilai budaya kepada anak didiknya. Sekolah menjadi semacam wadah moral yang akan ditiru dan dikembangkan oleh semua pemakai lembaga pendidikan dalam kehidupannya sehari-hari, bahkan menjadi bekal di kehidupannya.

Dengan berbagai peristiwa yang dialami oleh lembaga pendidikan, tentu acuan utamanya adalah pengaruh budaya terhadap lembaga pendidikan atau sebaliknya sejauh mana lembaga pendidikan membangun budaya yang kuat dalam mengantisipasi pengaruh buruk modernisasi dan globalisasi kepada generasi muda dan masyarakat pada umumnya.

Budaya lembaga pendidikan semakin lemah berhadapan dengan kebudayaan eksternal yang semakin cepat mempengaruhi mental anak pada masa usia belajar, oleh karena itu penciptaan budaya yang kuat dengan acuan nilai-nilai agama dan norma sosial memerlukan intensitas yang lebih optimal dengan dukungan semua pihak. Pembentukan mentalitas bangsa yang cerdas dan berakhlak mulia harus didukung sepenuhnya oleh lembaga pendidikan, keluarga, lingkungan masyarakat, dan tentu saja pemerintah.